Questions fréquemment posées

Espace Rendez-vous propose trois offres, toutes sans frais d'installation ni de formation : l'offre Pilote à 290 € HT/mois (3 mois maximum, jusqu'à 20 utilisateurs, plateforme complète avec IA et chef de projet dédié, mois déduits à la signature) pour tester la plateforme sur un périmètre réel ; l'Abonnement Réseau dès 15 € HT par utilisateur et par mois (sur devis, à partir de 10 utilisateurs) pour déployer la prise de rendez-vous à l'échelle de votre réseau ; et l'Abonnement Signature IA dès 29 € HT par utilisateur et par mois (sur devis), qui ajoute l'IA anti no-show (environ 95 % des no-shows anticipés), le chatbot 24/7, les recommandations Data Scientist et la marque blanche totale. Toutes les offres incluent un serveur virtuel dédié, hébergé en France.

La réversibilité est garantie contractuellement : en fin de contrat, Espace Rendez-vous restitue vos données dans un format exploitable puis procède à leur suppression sécurisée selon la méthode Cryptographic Erase (standard NIST SP 800-88). Les formats, délais et modalités d'accompagnement sont précisés au contrat — aucun effet de verrouillage.

Espace Rendez-vous s'engage contractuellement sur une disponibilité applicative de 99,9 %, avec des garanties de temps d'intervention et de correction différenciées selon la criticité, une astreinte d'exploitation 24/7 et un plan de reprise d'activité (PRA) inclus dans la prestation standard. Les sauvegardes quotidiennes chiffrées sont répliquées sur deux datacenters.

Oui : la plateforme est compatible avec les exigences de résilience opérationnelle du secteur financier (cadre DORA), comme l'illustre son déploiement chez un acteur majeur de l'assurance mutualiste, qui a mené son propre audit de sécurité approfondi. Tests d'intrusion a minima annuels (partenaire Intuity, qualification PASSI en cours), chiffrement en transit (TLS 1.2+) et au repos (AES-256), MFA sur les accès d'administration, et documentation complète fournie en consultation (plan d'assurance sécurité, DPA, mesures DORA).

Toutes les données sont hébergées et traitées en France, chez OVEA, hébergeur français indépendant (datacenters Tier III+ à Montpellier), sans aucun transfert hors de l'Espace économique européen. Chaque client dispose d'un environnement dédié virtualisé : instance applicative et base de données propres, sur serveur virtuel dédié à ressources garanties, avec cloisonnement réseau renforcé et chiffrement.

Oui : présentiel (avec localisateur d'agence), visioconférence et téléphone sont gérés nativement, avec des règles d'orientation paramétrables par motif et par modalité. L'intégration Microsoft 365 crée automatiquement des réunions Teams pour les rendez-vous en visioconférence.

Oui : authentification des usagers via votre fournisseur d'identité (OpenID Connect / CIAM) et des collaborateurs via SAML v2 (Azure AD / Entra ID), avec raccordement aux annuaires LDAP. La fédération d'identité délègue le cycle de vie des comptes à votre IdP ; Espace Rendez-vous gère le mapping des rôles.

Deux scénarios, qui peuvent coexister : l'intégration par interface (notre parcours web responsive, charté à votre marque, lancé depuis vos canaux et raccordé à votre SSO) et l'intégration par API (votre SI porte le parcours et consomme nos services via API REST et webhooks). La plateforme se raccorde à vos briques d'identité (OpenID Connect, SAML v2 / Entra ID), à votre CRM et à Microsoft 365.

Chez un grand acteur de la protection sociale : 96,5 % de prise de rendez-vous en autonomie (selfcare), 95,9 % de taux de réalisation, 4,1 % de no-show et 99,8 % de respect des SLA. Chez un assureur mutualiste majeur : 384 137 rendez-vous traités en 2025 sur un réseau d'environ 180 délégations, avec un no-show en baisse de 19,2 % à 17,6 %. Pour un réseau de 100 000 rendez-vous par an, 2 points de no-show en moins représentent environ 2 000 rendez-vous honorés supplémentaires chaque année.

C'est un assistant disponible 24h/24 et 7j/7 : l'usager exprime son besoin, l'assistant identifie le motif, la modalité et le créneau adaptés, puis sécurise la qualification du rendez-vous. Il capte la demande même en dehors des heures d'ouverture de vos agences — un canal de prise de rendez-vous toujours ouvert.

Le module de prédiction attribue à chaque rendez-vous une probabilité d'absence, calculée par un modèle entraîné sur près de 769 000 rendez-vous réels sur trois ans. Chaque rendez-vous est classé selon quatre niveaux de risque, affichés dans l'agenda du conseiller, et des relances email/SMS ciblées se déclenchent automatiquement selon des seuils configurables. Chez un grand assureur mutualiste, cette approche a accompagné une baisse du taux de no-show de 19,2 % à 17,6 %.

Espace Rendez-vous équipe plus de 20 grands comptes de l'assurance et de la mutualité, des télécommunications, de la distribution spécialisée, des services et du transport. Plus de 90 % du chiffre d'affaires est réalisé avec des grands comptes, dont environ 30 % à l'international, sur six langues.

Les outils généralistes sont conçus pour le professionnel isolé ; Espace Rendez-vous est conçu pour les réseaux : orientation de chaque demande vers le bon conseiller (motif, compétence, société, localisation), pilotage centralisé multi-sites avec configurations locales, marque blanche totale, intégration au SI (SSO, CRM, Outlook) et IA anti no-show. La plateforme tient des volumétries de plusieurs millions de rendez-vous par an.

Une solution en marque blanche est une plateforme de prise de rendez-vous entièrement personnalisée aux couleurs de votre entreprise : vos usagers ne voient que votre marque (sous-domaine et URL dédiés, logo, palette, emails et SMS à votre signature, mentions légales propres). Espace Rendez-vous gère plusieurs marques ou entités sur une même instance, chacune totalement personnalisable et cloisonnée logiquement — un modèle éprouvé auprès des grands réseaux multi-marques.

Non. L'usager ne voit que les créneaux ouverts à la réservation pour le motif qu'il a sélectionné, selon les règles que vous avez définies. Ni le contenu de l'agenda, ni les autres rendez-vous, ni l'identité des personnes concernées ne lui sont accessibles.

Oui. Les rendez-vous déjà posés dans votre outil actuel et votre base clients sont importés au format Excel lors de la mise en service. Vos équipes basculent sans double saisie et sans période de fonctionnement en parallèle.

Cette reprise de données est cadrée par votre chef de projet dans le rétroplanning de déploiement.

Oui, c'est sa raison d'être. La console d'administration permet de déployer une modification — motif de rendez-vous, modèle d'email ou de SMS, politique de réservation — sur l'ensemble de vos sites en une opération, tout en préservant les configurations propres à chaque agence, magasin ou point de vente.

Ce pilotage centralisé sans perte d'autonomie locale est précisément ce qui distingue Espace Rendez-vous d'un outil conçu pour un professionnel isolé. Voir la gestion de réseau dans les fonctionnalités.

Chaque collaborateur gère ses propres plages de disponibilité depuis son agenda, via une interface de semaine type. Les administrateurs définissent en parallèle les règles applicables à un site ou à l'ensemble du réseau : amplitudes d'ouverture, durées par motif, délais de prévenance, capacité par créneau.

Le modèle couvre indifféremment des personnes, des ressources matérielles ou des prestations.

Oui, dans les deux sens. Les rendez-vous pris via Espace Rendez-vous apparaissent dans l'agenda Outlook ou Google du collaborateur, et les événements déjà présents dans son agenda professionnel bloquent automatiquement les créneaux correspondants à la réservation en ligne.

L'intégration Microsoft 365 crée par ailleurs le lien de visioconférence dès la réservation. Détail dans les fonctionnalités.

Oui. Au-delà d'un paramétrage déjà très large, l'équipe technique prend en charge les développements propres à votre organisation — règles d'orientation particulières, connecteurs métier, formats d'échange propriétaires — sur la base d'un cahier des charges partagé et d'un devis.

Environ un tiers de notre activité est réalisé à l'international, sur six langues : les adaptations locales font partie de notre pratique courante.

Oui. L'application et son infrastructure d'hébergement font l'objet d'un audit de sécurité et de tests d'intrusion annuels, réalisés par un prestataire indépendant.

Les rapports et les plans de remédiation associés sont communiqués à nos clients sur demande, y compris dans le cadre d'un appel d'offres ou d'un audit fournisseur.

La plateforme est développée selon les recommandations OWASP et exploitée dans un cadre documenté, remis intégralement lors des phases d'évaluation et d'appel d'offres :

• PSSI — politique de sécurité du système d'information
• PAS — plan d'assurance sécurité, adapté à votre contexte
• SLA — engagement de disponibilité à 99,9 % et délais de rétablissement
• Rapports de tests d'intrusion menés par un tiers indépendant

Ce socle est compatible avec les exigences de résilience opérationnelle du secteur financier (cadre DORA).

Chaque client dispose par défaut d'un environnement dédié isolé : instance applicative et base de données propres, sur serveur virtuel à ressources garanties, avec cloisonnement réseau renforcé et chiffrement.

L'ensemble est hébergé en France chez OVEA, hébergeur français indépendant, sans transfert hors de l'Espace économique européen. Un hébergement sur infrastructure entièrement dédiée, ou dans votre propre datacenter, est étudié au cas par cas dans le cadre du plan d'assurance sécurité.

Oui. Espace Rendez-vous agit en qualité de sous-traitant au sens du RGPD, avec Délégué à la Protection des Données désigné, cartographie des traitements, registre tenu à jour et contractualisation de l'ensemble des sous-traitants (email, SMS).

Point déterminant pour les organisations réglementées : toutes les données sont hébergées et traitées en France, sans transfert hors de l'Espace économique européen. La réversibilité et la suppression sécurisée des données en fin de contrat sont garanties contractuellement.

Votre chef de projet construit avec vos équipes les supports de formation et les tutoriels adaptés à vos usages, forme les référents internes, puis reste l'interlocuteur de vos utilisateurs après la mise en production.

Aucun frais de formation n'est facturé, quel que soit le nombre de sessions nécessaires.

Le support est joignable par téléphone et par email du lundi au vendredi, de 9h30 à 18h30. Le délai de réponse moyen constaté est inférieur à 2 heures.

S'y ajoutent les engagements contractuels : disponibilité applicative de 99,9 %, garanties de temps d'intervention et de correction différenciées selon la criticité de l'incident, et astreinte d'exploitation.

Oui. Un chef de projet dédié vous suit du cadrage à la mise en production, puis en vie courante : définition des motifs et des règles d'orientation, recette, conduite du changement, comités de suivi.

C'est un engagement de notre modèle de service, pas une option facturée. Voir la page Accompagnement.

Oui, et c'est le mode de déploiement le plus fréquent chez nos clients grands comptes. Deux options, combinables :

• Parcours intégré — notre interface responsive, entièrement chartée à votre marque, appelée depuis votre site, votre application mobile ou votre espace client. L'usager ne quitte jamais votre univers.
• Intégration par API — votre système d'information porte le parcours et pilote les créneaux, la plateforme reste le moteur de réservation.

Spécifications techniques sur notre espace développeurs.

L'agenda conseiller est conçu pour être pris en main en une session courte : vue quotidienne, gestion des disponibilités et qualification du rendez-vous sont accessibles sans compétence technique particulière.

Sur les déploiements récents, la part de rendez-vous pris en autonomie par les usagers atteint 96,5 % chez un acteur majeur de la protection sociale — un indicateur d'adoption des deux côtés du parcours, usagers comme conseillers.

Entre 10 et 15 jours pour un déploiement standard sans intégration spécifique. Comptez 2 à 3 mois pour un projet multi-sites incluant phase pilote, intégrations API, synchronisation CRM, raccordement SSO et formation des équipes.

Un chef de projet dédié cadre le rétroplanning dès le lancement. La méthode de déploiement est détaillée sur notre page Accompagnement.

Depuis un navigateur, via une URL dédiée : aucune installation, aucun déploiement de poste, aucune mise à jour à piloter côté client. La plateforme est un service SaaS accessible sur poste fixe, tablette et mobile.

L'accès de vos collaborateurs peut être fédéré à votre annuaire d'entreprise en SSO — SAML v2 ou OpenID Connect — sans création de compte local ni mot de passe supplémentaire à gérer.