Ensemble, réalisons l’agenda qui vous correspond

Espace Rendez-vous vous propose un accompagnement personnalisé afin de déployer votre service de prise de rendez-vous en ligne sur-mesure totalement intégré dans votre site Internet à destination de vos clients/usagers et former vos collaborateurs à l’utilisation d’un agenda connecté adapté à vos besoins.

Un accompagnement personnalisé

Au-delà du choix d’un outil de prise de rendez-vous performant, la garantie du succès de votre projet dépend de la qualité des conseils apportés à chaque étape du déploiement de la solution.

C’est pourquoi un chef de projet Espace Rendez-vous dédié et expérimenté vous accompagne sur toutes les étapes de votre projet.

Notre méthodologie

Afin de mener à bien le déploiement de votre solution de prise de rendez-vous, nos équipes vous accompagnent sur les 5 étapes clés de votre projet :

01 /05

Mise en place et cadrage de votre projet

Bien définir votre projet avec un interlocuteur expérimenté, afin d’avoir une vision précise des différents chantier à adresser, des coûts prévisionnels et du calendrier de déploiement

  • Votre cahier des charges
    • Périmètre cible du projet
    • Utilisateurs concernés
    • Cas d’utilisation envisagés
    • Parcours client/usager
    • Pré-requis techniques, échanges/flux avec votre SI, etc
  • Le chiffrage et le roadmap projet
    • Devis détaillé dimensionné au périmètre de votre projet
    • Livraison de liens de tests de la plateforme pour valider votre cahier des charges
    • Rétro planning détaillé étape par étape de déploiement de la solution
02 /05

Configuration sur-mesure de l’outil à vos besoins

Configurer le paramétrage de la plateforme en parfaite adéquation avec vos besoins pour une expérience utilisateurs optimale

  • Assembler la configuration cible
    • Identifier les éléments de paramétrage à récupérer auprès de vos différentes équipes impliquées sur le projet (métier, vente, marketing, digitale, sécurité, juridique, etc)
    • Création d’un fichier de paramétrage de la solution sur la base de votre cahier des charges
    • Transposer vos processus internes en actions dans la plateforme
  • Paramétrage sur mesure de la solution
    • Prise de rendez-vous avec ou sans création de compte de la part des utilisateurs (avec référence de rdv)
    • Type de rendez-vous (simple, collectif avec plusieurs participants, sur confirmation, etc)
    • Motifs de rendez-vous (durée, code couleur, etc)
    • Liste des employés/ressources/agendas/lieux de rendez-vous
    • Politique de réservation en ligne (délais minimum/maximum de prise de rdv, d’annulation, etc)
    • Contenu des notifications email et SMS de confirmation/rappel/annulation de rendez-vous -Rôles et niveau d’accès des différents utilisateurs
    • Autres
  • Phase de recettes
    • Mise à disposition de liens d’accès au projet sur un serveur de tests
    • Définition de jeux de tests correspondant aux cas d’utilisation envisagés
    • Échanges réguliers avec notre équipe support pour affiner la configuration cible
    • Validation de la version de recettes avant passage en production
03 /05

Aide à la conduite du changement auprès de vos collaborateurs

Former vos collaborateurs à l’utilisation de l’agenda pour une prise en main rapide et efficace

  • Découverte de la solution

    Sessions de formation/présentation des avantages du système pour les collaborateurs en visioconférence/sur site

  • Formations personnalisées
    • Création de documents de formations
    • Tutoriels vidéos calés sur vos usages
  • Validation des acquis

    Vérification et validation de la prise en main de la solution par vos collaborateurs

04 /05

Conseil et réalisation de développements spécifiques/intégration API

Répondre à vos besoins spécifiques avec des développements sur-mesure et un accompagnement sur l’intégration de nos APIs

  • Développements spécifiques
    • Identifications/définitions de fonctionnalités spécifiques
    • Réalisation de maquettes/documentation d’échanges de flux
    • Connexion/synchronisation avec votre CRM (plus largement avec votre Système d’Information)
    • Mise en place de Système d’authentification unique/SSO (Single Sign On)
  • Intégration de nos APIs REST/SOAP
    • Documentation (format swagger) et mise à disposition d’un environnement de test
    • Conseil et accompagnement sur l’intégration
    • Phase de recettes
    • Validation avant passage en production
05 /05

Suivi de projet

Suivi régulier avec votre chef de projet suite au déploiement de la solution afin de vous garantir une amélioration continue du service

  • Points d’étapes réguliers
    • Quotidien/hebdomadaire en amont et pendant le déploiement du projet, puis mensuel une fois le projet déployé
    • Suivi des sujets opérationnels (utilisation de la solution) et sécurité (audits, questionnaires de sécurité)
  • Usage de la solution
    • Analyse des retours d’utilisation de vos collaborateurs afin d’affiner la configuration de la plateforme
    • Suivi des “bugs”/problématiques rencontrés par vos équipes afin de proposer des réponses adéquates
  • Analyse des statistiques générées par la plateforme
    • Taux d’occupation des ressources/employés
    • % de no-show/nbre de rdv non honorés
    • Taux d’abandon par étape du processus de réservation
    • Créneaux les plus réservés par jour&semaine
    • Croissance du nombre de rdv ou du chiffre d’affaires par périodes
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Mise en place et cadrage de votre projet

Bien définir votre projet avec un interlocuteur expérimenté, afin d’avoir une vision précise des différents chantier à adresser, des coûts prévisionnels et du calendrier de déploiement

  • Votre cahier des charges
    • Périmètre cible du projet
    • Utilisateurs concernés
    • Cas d’utilisation envisagés
    • Parcours client/usager
    • Pré-requis techniques, échanges/flux avec votre SI, etc
  • Le chiffrage et le roadmap projet
    • Devis détaillé dimensionné au périmètre de votre projet
    • Livraison de liens de tests de la plateforme pour valider votre cahier des charges
    • Rétro planning détaillé étape par étape de déploiement de la solution

Configuration sur-mesure de l’outil à vos besoins

Configurer le paramétrage de la plateforme en parfaite adéquation avec vos besoins pour une expérience utilisateurs optimale

  • Assembler la configuration cible
    • Identifier les éléments de paramétrage à récupérer auprès de vos différentes équipes impliquées sur le projet (métier, vente, marketing, digitale, sécurité, juridique, etc)
    • Création d’un fichier de paramétrage de la solution sur la base de votre cahier des charges
    • Transposer vos processus internes en actions dans la plateforme
  • Paramétrage sur mesure de la solution
    • Prise de rendez-vous avec ou sans création de compte de la part des utilisateurs (avec référence de rdv)
    • Type de rendez-vous (simple, collectif avec plusieurs participants, sur confirmation, etc)
    • Motifs de rendez-vous (durée, code couleur, etc)
    • Liste des employés/ressources/agendas/lieux de rendez-vous
    • Politique de réservation en ligne (délais minimum/maximum de prise de rdv, d’annulation, etc)
    • Contenu des notifications email et SMS de confirmation/rappel/annulation de rendez-vous -Rôles et niveau d’accès des différents utilisateurs
    • Autres
  • Phase de recettes
    • Mise à disposition de liens d’accès au projet sur un serveur de tests
    • Définition de jeux de tests correspondant aux cas d’utilisation envisagés
    • Échanges réguliers avec notre équipe support pour affiner la configuration cible
    • Validation de la version de recettes avant passage en production

Aide à la conduite du changement auprès de vos collaborateurs

Former vos collaborateurs à l’utilisation de l’agenda pour une prise en main rapide et efficace

  • Découverte de la solution

    Sessions de formation/présentation des avantages du système pour les collaborateurs en visioconférence/sur site

  • Formations personnalisées
    • Création de documents de formations
    • Tutoriels vidéos calés sur vos usages
  • Validation des acquis

    Vérification et validation de la prise en main de la solution par vos collaborateurs

Conseil et réalisation de développements spécifiques/intégration API

Répondre à vos besoins spécifiques avec des développements sur-mesure et un accompagnement sur l’intégration de nos APIs

  • Développements spécifiques
    • Identifications/définitions de fonctionnalités spécifiques
    • Réalisation de maquettes/documentation d’échanges de flux
    • Connexion/synchronisation avec votre CRM (plus largement avec votre Système d’Information)
    • Mise en place de Système d’authentification unique/SSO (Single Sign On)
  • Intégration de nos APIs REST/SOAP
    • Documentation (format swagger) et mise à disposition d’un environnement de test
    • Conseil et accompagnement sur l’intégration
    • Phase de recettes
    • Validation avant passage en production

Suivi de projet

Suivi régulier avec votre chef de projet suite au déploiement de la solution afin de vous garantir une amélioration continue du service

  • Points d’étapes réguliers
    • Quotidien/hebdomadaire en amont et pendant le déploiement du projet, puis mensuel une fois le projet déployé
    • Suivi des sujets opérationnels (utilisation de la solution) et sécurité (audits, questionnaires de sécurité)
  • Usage de la solution
    • Analyse des retours d’utilisation de vos collaborateurs afin d’affiner la configuration de la plateforme
    • Suivi des “bugs”/problématiques rencontrés par vos équipes afin de proposer des réponses adéquates
  • Analyse des statistiques générées par la plateforme
    • Taux d’occupation des ressources/employés
    • % de no-show/nbre de rdv non honorés
    • Taux d’abandon par étape du processus de réservation
    • Créneaux les plus réservés par jour&semaine
    • Croissance du nombre de rdv ou du chiffre d’affaires par périodes

Optimisons l’expérience

pour fidéliser vos clients

Nos garanties

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Support & maintenance

L’équipe support Espace Rendez-Vous est disponible par email et téléphone du lundi au vendredi de 9h30 à 18h30

  • Répondre à vos questions – Nous répondons dans les 2 heures
    Nous traitons vos questions sur l’utilisation de la solution ainsi que vos demandes de paramétrage
  • Vous êtes autonome – Vous avez la main sur la console d’administration de votre projet mais la plupart de nos clients passe par notre équipe support pour mettre en place des modifications de paramétrages
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Sécurité & RGPD

Dans le cadre de la contractualisation de votre projet, Espace Rendez-Vous vous fournit toutes les informations nécessaires exigées en interne :

  • Réponses au questionnaire de sécurité communiqué par votre DSI
  • Présentation des résultats de nos audits de sécurité
  • Mise à disposition de notre PSSI (politique de sécurité des systèmes d’information), de notre PAS (Plan d’Assurance Sécurité) ou de notre SLA (Service Level Agreement/Engagement de Services)
  • Communication des actions mises en place dans le cadre du RGPD (Règlement Général sur la Protection de la Donnée) comme la désignation d’un Délégué à la Protection des Données (DPO) auprès de la CNIL ou la cartographie du traitement des données personnelles collectées.
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Support & maintenance

En fonction de vos besoins, votre projet est hébergé sur un serveur mutualisé ou un serveur dédié.

  • Notre solution est hébergée sur des serveurs localisés en France uniquement qui sont surveillés et monitorés 24H/24 7 jours/7
  • Nos serveurs sont sécurisés (firewall, security mode, redondance, back-up,etc) et infogérés par notre prestataire
  • Les équipes de notre prestataire hébergement et notre équipe technique configurent votre serveur dédié en fonction de votre usage/consommation/exigences de sécurité.

Questions fréquemment posées

Obtenez des réponses rapides à vos questions les plus pressantes sur Espace Rendez-vous