Politique de protection des données personnelles applicable à compter du 25 mai 2018

Espace Rendez-vous construit avec ses utilisateurs des relations fortes et durables, fondées sur la confiance réciproque : assurer la sécurité et la confidentialité des données personnelles de ses utilisateurs est une priorité absolue pour Espace Rendez-vous. Espace Rendez-vous respecte l’ensemble des dispositions réglementaires et législatives françaises et européennes relatives à la protection des données personnelles. Espace Rendez-vous applique une politique stricte pour garantir la protection des données personnelles de ses utilisateurs :

  • Chaque utilisateur de Espace Rendez-vous reste maître de ses données. Espace Rendez-vous n’en dispose pas librement.
  • Elles sont traitées de manière transparente, confidentielle et sécurisée.
  • Espace Rendez-vous est engagé dans une démarche continue de protection des données de ses utilisateurs, en conformité avec la Loi Informatique et Libertés du 6 janvier 1978 modifiée (ci-après « LIL ») et du Règlement (UE) général sur la protection des données du 27 avril 2016 (ci-après « RGPD »).
  • Les données personnelles des utilisateurs sont hébergées en France par son prestataire OVEA (www.ovea.com)

OBJET DE LA PRÉSENTE POLITIQUE

Espace Rendez-vous souhaite vous informer par l’intermédiaire de la présente politique de la manière dont nous protégeons vos données à caractère personnel traitées via son application de gestion de rendez-vous.

La présente politique décrit la manière dont Espace Rendez-vous et les professionnels abonnés à ses services traitent les données à caractère personnel des visiteurs et des utilisateurs (ci-après le/les « Utilisateur(s) ») lors de leur navigation sur les site gérés par www.espacerendezvous.com (ci-après le « Site ») et de leur utilisation des services de Espace Rendez-vous (ci-après l’”Application”).

Cette Politique peut être modifiée, complétée ou mise à jour afin notamment de se conformer à toute évolution légale, réglementaire, jurisprudentielle et technique. Cependant, les Données Personnelles de l’Utilisateur seront toujours traitées conformément à la politique en vigueur au moment de leur collecte, sauf si une prescription légale impérative venait à en disposer autrement et serait d'application rétroactive

IDENTITE ET COORDONNEES DES RESPONSABLES DE TRAITEMENT

Rappel légal : Le responsable du traitement est, au sens de la LIL, la personne qui détermine les moyens et les finalités du traitement. Le sous-traitant est une personne traitant des données à caractère personnel pour le compte du responsable du traitement. Il agit sous l’autorité du responsable du traitement et sur instruction de celui-ci. Le responsable du traitement des Données Personnelles est :

  1. Pour les Données Personnelles collectées (i) par l’Utilisateur lors de la prise de rendez-vous directement via le Site ou (ii) par le Professionnel dans son agenda Espace Rendez-vous : chaque Professionnel individuellement auprès duquel vous prenez rendez-vous. Chaque professionnel est considéré comme responsable de traitement. Espace Rendez-vous est sous-traitant : il agit sur instruction particulière de chaque Professionnel
  2. Pour les Données Personnelles collectées dans le cadre de la création du compte personnel de l’Utilisateur et de sa navigation sur le Site : Espace Rendez-vous, Société par Actions Simplifiée au capital de 56.800€, immatriculée au RCS de Nanterre sous le numéro 511 694 903 et dont le siège social est situé au 1 rue Pierre Brossolette - 92300 Levallois-Perret (N° TVA intracommunautaire : FR66511694903) (ci-avant et ci-après « Espace Rendez-vous »). Espace Rendez-vous est représentée par Julien Audran, son Président.

Qu’elle soit responsable de traitement ou sous-traitant, Espace Rendez-vous prend les mesures propres à assurer la protection et la confidentialité des informations nominatives qu’elle détient ou qu’elle traite dans le respect des dispositions de la LIL et du RGPD. Pour plus d’information concernant les services proposés par Espace Rendez-vous vous pouvez vous référer aux Conditions générales d’utilisation du Site (https://www.espacerendezvous.com/fr/CGV-CGU-79.html).

COLLECTE & ORIGINE DES DONNEES

Toutes les données concernant les Utilisateurs sont collectées directement auprès de ces derniers.

Espace Rendez-vous s’engage à recueillir le consentement de ses Utilisateurs et/ou à leur permettre de s’opposer à l’utilisation de leurs données pour certaines finalités, dès que cela est nécessaire

Dans tous les cas, les Utilisateurs sont informés des finalités pour lesquelles leurs données sont collectées via les différents formulaires de collecte de données en ligne et via la Charte de gestion des cookies.

FINALITE DES DONNEES COLLECTEES

  1. Nécessité de la collecte.
  2. Lors de la prise de rendez-vous en ligne avec un professionnel de santé, l’Utilisateur communique certaines Données Personnelles. Si l’Utilisateur ne souhaite pas communiquer les informations qui lui sont demandées, il se peut que l’Utilisateur ne puisse pas accéder à certaines parties du Site, et que Espace Rendez-vous soit dans l’impossibilité de répondre à sa demande.
  3. Le recueil de vos Données Personnelles a pour base légale : - l’intérêt légitime de Espace Rendez-vous à assurer la meilleure qualité de ses services, à fournir à ses Utilisateurs le meilleur suivi possible de leurs rendez-vous et de leurs parcours de soins, et à améliorer le fonctionnement de son Site - l’intérêt légitime de Espace Rendez-vous à réaliser des enquêtes de satisfaction facultatives sur ses services en vue de les améliorer - le consentement de ses Utilisateurs lorsque celui-ci est requis par la réglementation en vigueur, notamment en matière de prospection commerciale et de cookies.
  4. Les données des Utilisateurs de Espace Rendez-vous sont principalement traitées pour : - permettre leur navigation sur le Site - les mettre en relation avec un Professionnel - leur permettre de gérer leurs rendez-vous avec les Professionnels (obtenir des notifications, les modifier, les annuler) et leurs parcours de rendez-vous
  5. A titre subsidiaire les données des Utilisateurs sont également collectées pour : - prévenir et lutter contre la fraude informatique (spamming, hacking…) - améliorer la navigation sur le Site - effectuer des statistiques sur l’utilisation de l’outil, un reporting interne pour les équipes de recherche & développement de Espace Rendez-vous ainsi qu’un reporting à destination des Professionnels.
  6. Vous retrouverez plus de détails sur la gestion des cookies nous permettant d’atteindre cette finalité dans notre Charte de gestion des cookies.
  7. Le caractère obligatoire ou facultatif des données personnelles demandées et les éventuelles conséquences d'un défaut de réponse à l’égard des Utilisateurs de Espace Rendez-vous sont précisés lors de leur(s) collecte(s).

TYPES DE DONNÉES TRAITÉES

Espace Rendez-vous est susceptible de traiter, en tant que Sous-traitant, pour permettre la prise de rendez-vous, la gestion des rendez-vous, tout ou partie des données suivantes : - Nom (et nom de naissance), prénom, date de naissance - Numéro de téléphone, adresse email, adresse postale - Mot de passe - Motif du rendez-vous, fréquence des rendez-vous - Historique des rendez-vous - informations complémentaires demandées par le Professionnel Espace Rendez-vous est susceptible de traiter, en tant que Responsable de Traitement, pour permettre la prise de rendez-vous, la gestion des rendez-vous, tout ou partie des données suivantes : - pour permettre la navigation sur le Site : données de connexion et d’utilisation du Site - pour prévenir et lutter contre la fraude informatique (spamming, hacking…) : matériel informatique utilisé pour la navigation, l’adresse IP, le mot de passe (hashé) - pour améliorer la navigation sur le Site : données de connexion et d’utilisation - pour mener des enquêtes de satisfaction facultatives sur Espace Rendez-vous : adresse email

NON-COMMUNICATION DES DONNÉES PERSONNELLES Les Données Personnelles de l’Utilisateur ne seront pas transmises à des acteurs commerciaux ou publicitaires. Les Données Personnelles de l’Utilisateur peuvent être traitées par des filiales de Espace Rendez-vous et des sous-traitants (prestataires de services), dans le respect absolu du principe énoncé ci-dessus, exclusivement afin de réaliser les finalités de la présente politique.

Dans la limite de leurs attributions respectives et pour les finalités rappelées ci-dessus, les principales personnes susceptibles d’avoir accès aux données des Utilisateurs de Espace Rendez-vous sont principalement les agents de notre service hotline.

DUREE DE CONSERVATION DES DONNEES

Nous conservons vos données uniquement le temps nécessaire pour les finalités poursuivies, conformément aux prescriptions légales.

LES DROITS DES UTILISATEURS

Chaque fois que Espace Rendez-vous traite des Données Personnelles, Espace Rendez-vous prend toutes les mesures raisonnables pour s’assurer de l’exactitude et de la pertinence des Données Personnelles au regard des finalités pour lesquelles Espace Rendez-vous les traite.

Conformément à la réglementation européenne en vigueur, les Utilisateurs de Espace Rendez-vous disposent des droits suivants : - droit d'accès (article 15 RGPD) et de rectification (article 16 RGPD), de mise à jour, de complétude des données des Utilisateurs - droit de verrouillage ou d’effacement des données des Utilisateurs à caractère personnel (article 17 du RGPD), lorsqu’elles sont inexactes, incomplètes, équivoques, périmées, ou dont la collecte, l'utilisation, la communication ou la conservation est interdite (en savoir plus) - droit de retirer à tout moment un consentement (article 13-2c RGPD) - droit à la limitation du traitement des données des Utilisateurs (article 18 RGPD) - droit d’opposition au traitement des données des Utilisateurs (article 21 RGPD) (en savoir plus) - droit à la portabilité des données que les Utilisateurs auront fournies, lorsque ces données font l’objet de traitements automatisés fondés sur leur consentement ou sur un contrat (article 20 RGPD) - droit de définir le sort des données des Utilisateurs après leur mort et de choisir à qui Espace Rendez-vous devra communiquer (ou non) ses données à un tiers qu’ils aura préalablement désigné (en savoir plus)

Dès que Espace Rendez-vous a connaissance du décès d’un Utilisateur et à défaut d’instructions de sa part, Espace Rendez-vous s’engage à détruire ses données, sauf si leur conservation s’avère nécessaire à des fins probatoires ou pour répondre à une obligation légale (telle que la conservation du dossier patient). Si l’Utilisateur souhaite savoir comment Espace Rendez-vous utilise ses Données Personnelles, demander à les rectifier ou s’oppose à leur traitement, l’Utilisateur peut contacter Espace Rendez-vous par écrit à l’adresse suivante : Espace Rendez-vous – 1 rue Pierre Brossolette - 92300 Levallois-Perret ou par mail à contact@espacerendez-vous.fr. Dans ce cas, l’Utilisateur doit indiquer les Données Personnelles qu’il souhaiterait que Espace Rendez-vous corrige, mette à jour ou supprime, en s’identifiant de manière précise avec une copie d’une pièce d’identité (carte d’identité ou passeport). Les demandes de suppression de Données Personnelles seront soumises aux obligations qui sont imposées à Espace Rendez-vous par la loi, notamment en matière de conservation ou d’archivage des documents. Enfin, les Utilisateurs de Espace Rendez-vous peuvent déposer une réclamation auprès des autorités de contrôle, et notamment de la CNIL (https://www.cnil.fr/fr/plaintes).

SÉCURITÉ

Espace Rendez-vous met en œuvre toutes les mesures techniques et organisationnelles afin d’assurer la sécurité des traitements de données à caractère personnel et la confidentialité de Données Personnelles.

A ce titre, Espace Rendez-vous prend toutes les précautions utiles, au regard de la nature des données et des risques présentés par le traitement, afin de préserver la sécurité des données et, notamment, d’empêcher qu’elles soient déformées, endommagées, ou que des tiers non autorisés y aient accès (protection physique des locaux, procédés d’authentification avec accès personnel et sécurisé via des identifiants et mots de passe confidentiels, journalisation des connexions, chiffrement de certaines données…).

INFORMATIONS PERSONNELLES ET MINEURS

En principe, le Site et l’Application s’adressent à des personnes majeures capables de contracter des obligations conformément à la législation du pays dans lequel se trouve l’Utilisateur.

L'Utilisateur mineur de moins de 16 ans ou incapable doit obtenir le consentement préalable de son responsable légal préalablement à la saisie de ses données sur le Site. Espace Rendez-vous pourra directement informer ce responsable (i) des catégories spécifiques de Données Personnelles recueillies auprès de la personne mineure (ii) de la possibilité de s’opposer à la collecte, l’utilisation ou la conservation de celles-ci. L’âge de 16 ans peut être abaissé jusqu’à 13 ans en fonction de la réglementation locale de la résidence habituelle de l’Utilisateur, en vertu de l’article 8 du RGPD.

NOUS CONTACTER - COORDONNÉES DU DPO

Si l’Utilisateur a des questions ou des réclamations concernant le respect par Espace Rendez-vous de la présente Politique, ou si l’Utilisateur souhaite faire part à Espace Rendez-vous de recommandations ou des commentaires visant à améliorer la qualité de la présente politique, l’Utilisateur peut contacter Espace Rendez-vous par écrit à l’adresse suivante : Espace Rendez-vous – DPO, 1 rue Pierre Brossolette - 92300 Levallois-Perret ou rgpd@espacerendez-vous.fr (tél : 01 86 65 19 16)

Solution hébergée par OVEA, Société à responsabilité limitée, 59 rue Nelson Mandela - 34070 Montpellier (tél : 04 67 67 00 00)